Metodologia 5s: mais organização para seu trabalho e sua vida

Nascida após a Segunda Guerra Mundial e utilizada por empresas do mundo inteiro, a metodologia 5s é popular por transformar o ambiente corporativo e a vida das pessoas. Inclusive, aplicar esses conceitos ajuda muito a manter uma casa funcional, trazendo os benefícios da eficiência japonesa para o dia a dia doméstico.

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O que é a metodologia 5s?

O conceito também é conhecido como método 5s, organização 5s, programa 5s ou, simplesmente, 5s. Surgiu no Japão, no fim da Segunda Guerra Mundial, momento histórico, que foi marcado por uma grande crise econômica.

O cenário era delicado e necessitava de um processo para reestruturar e reconstruir o país, inclusive para melhorar os índices econômicos. Dessa forma, foi criada uma ferramenta com base nos cinco sensos do Japão, derivados da filosofia japonesa de “kaizen”, que significa “melhoria contínua”.

Vale destacar que, desde seu surgimento, diversas empresas e, até mesmo, pessoas, passaram a utilizar o método com foco em desenvolver a disciplina, promover mais qualidade nos serviços e melhorar a produtividade.

Cada um dos cinco sensos japoneses tem sua importância dentro do método, sendo essenciais para o seu sucesso. Eles são:

1. Seiri (senso de utilização);

2. Seiton (senso de organização);

3. Seiso (senso de limpeza);

4. Seiketsu (senso de normalização);

5. Shitsuke (senso de disciplina).

Vale destacar que a definição dos 5s se deve ao fato de o método ser dividido em cinco etapas, pois cada uma busca estimular um tipo de responsabilidade. O conceito vai muito mais além de ser apenas uma ferramenta de organização, já que seu intuito principal é promover o hábito e a cultura da disciplina para aprimorar a tomada de decisão e gerar oportunidades.

No ambiente corporativo, a organização vai além da limpeza. Para empresas que lidam com estoque, o 5S é a base para uma logística de armazenamento de alta performance, reduzindo perdas e otimizando o tempo da equipe.

Como os cinco pilares funcionam?

Implementar a metodologia 5s é bem simples, mas antes é necessário conhecer o significado dos seus princípios. Entenda melhor o que cada um deles proporciona às empresas.

1. Seiri (senso de utilização)

Sua principal intenção é realizar uma categorização de modo que seja possível definir o que é útil e o que não é. Ou seja, é preciso organizar os recursos no ambiente de trabalho para manter apenas o que é estritamente necessário para a realização das atividades.

O Seiri nos convida a exercitar o senso de desapego e utilização, mantendo no ambiente de trabalho apenas o que é estritamente necessário para a tarefa.

É o momento, portanto, de descartar ou destinar a outro departamento os itens que não são úteis. Já os materiais úteis devem ser reorganizados de uma forma que não atrapalhem a concentração e eliminem as distrações, favorecendo o uso inteligente do espaço físico.

Essa etapa é o que hoje conhecemos como o conceito moderno de declutter, essencial para quem busca uma vida mais minimalista e organizada.

Essa lógica é perfeita para quem deseja profissionalizar um hobby, por exemplo, e precisa entender como montar seu ateliê em casa mantendo apenas o que é essencial para a criação.

Ao aplicar o senso de utilização, você vai identificar recursos e ferramentas que não são usados no dia a dia, mas que não podem ser descartados. Destinar esses materiais para um depósito de aluguel é o passo ideal para manter seu ambiente de trabalho limpo e funcional.

2. Seiton (senso de organização)

Enquanto o Seiri foca em itens que são úteis, ou não, no ambiente de trabalho, o Seiton é como se fosse uma continuação, determinando os locais para cada material, visando organizar o espaço para ganhar mais agilidade nos processos da rotina. Por isso, mesas, armários e compartimentos devem estar em seus devidos lugares e bem apresentados.

Seiton preza pela organização, que é base do sucesso de qualquer empresa. Caso seja necessário, utilize recursos como etiquetar os itens por nome e categoria ou crie estoques que sejam fáceis de gerir.

Uma das aplicações mais rentáveis do 5S no ambiente corporativo é, sem dúvida, a organização de almoxarifados, onde a ordem e a limpeza impactam diretamente no inventário.

Caso seja necessário, utilize recursos como etiquetar os itens por nome e categoria ou crie estoques que sejam fáceis de gerir. Para quem lida com manutenção ou áreas técnicas, aplicar esse conceito inclui seguir dicas para organização de ferramentas, garantindo que cada utensílio tenha um lugar fixo e de fácil acesso

3. Seiso (senso de limpeza)

Para a cultura oriental, a higiene é uma questão de suma importância e impacta diretamente a produtividade e o desempenho no ambiente de trabalho. Sendo assim, propõe que o local esteja sempre limpo. Para isso, é necessário manter práticas que conservem a higiene da empresa.

Ponto importante: essa responsabilidade é de todos e não apenas de uma pessoa. Cada profissional deve fiscalizar o espaço do companheiro, verificando o descarte adequado do lixo e até as vestimentas, que devem ser adequadas e estar limpas.

4. Seiketsu (senso de padronização)

A proposta aqui é fazer a manutenção dos três sensos anteriores, tornando-os, de fato, parte do cotidiano e da cultura da empresa. Afinal de contas, boas práticas vão além da teoria, precisam ser perpetuadas e seguidas – é por isso que o Seiketsu é fundamental.

Para aplicá-lo, a empresa deve definir regras e rotinas de fiscalização dos sensos promovidos, conscientizando os colaboradores. É possível também criar listas de verificação com os processos que devem ser seguidos e quem são os responsáveis.

Isso inclui a padronização de como os registros da empresa são armazenados, definindo critérios claros para a organização e o armazenamento de arquivo morto.

O Seiketsu também se refere à saúde. Então, áreas como refeitório e banheiro devem ser constantemente verificadas para evitar problemas para a saúde dos funcionários.

5. Shitsuke (senso de disciplina)

O último “s” da metodologia 5s trata do comprometimento pessoal de cada um dos colaboradores envolvidos com os demais sensos. Nessa etapa, a intenção é promover a melhoria contínua e a autodisciplina.

É comum que, nessa etapa, as empresas invistam em programas educativos como palestras e treinamentos, que vão servir como um auxílio para que os colaboradores continuem entendendo a importância da boa prática.

E conhecimento é um processo contínuo, então, avaliações regulares são válidas para acompanhar a evolução da metodologia 5s.

Quais são os benefícios da metodologia dos 5s?

Agora que você já conhece melhor cada um dos 5s, deve estar se perguntando quais são os reais impactos de aplicar o método na empresa. Muitas vantagens podem ser notadas logo no começo, como a manutenção de um ambiente corporativo e até um maior engajamento dos colaboradores.

Quando aplicada efetivamente, a metodologia pode proporcionar maiores lucros para o negócio, que é obtido com o aumento da eficiência e da qualidade nos resultados. E mais:

• redução de problemas nos processos;
• aumento na segurança do trabalho;
• melhora nas relações interpessoais;
• diminuição dos desperdícios;
• melhora na qualidade dos serviços.

A metodologia 5s deve ser seguida na ordem proposta e, claro, ter manutenção contínua. Uma falha que muitas empresas cometem é acreditar que, após a implementação, nada mais precisa ser feito. Quando, na realidade, o processo não tem fim.

Outro ponto importante a mencionar é que as mudanças podem não ocorrer do dia para a noite. É preciso dar tempo para que a mentalidade faça parte da rotina corporativa de uma forma natural e satisfatória.

Por fim, a metodologia 5s pode ser o passo que faltava para que a sua empresa alcance excelência na entrega e nos resultados, por isso o investimento é sempre aconselhável e a GoodStorage é uma parceira para essa iniciativa, pois você pode armazenar os itens que são pouco usados no escritório em espaços inteligentes com conforto, segurança e praticidade.

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