Proteja os documentos e potencialize o uso de espaço na sua empresa

Mesmo na era digital, obrigatoriamente, temos que guardar por uma determinada quantidade de anos alguns documentos importantes. Já outros, precisamos ter pela vida toda. E há ainda aqueles documentos que guardamos por questões de segurança.

O que é arquivo morto?

O arquivo morto são documentos gerados pelas empresas ano a ano que não podem ser descartados devido a leis específicas que, quando não cumpridas, resultam em multas para as empresas. Alguns exemplos desses documento são:

• Documentos fiscais
• Contábeis,
• Trabalhistas
• Comprovantes de tributos,
• Encargos sociais.
• Documentos de Colaboradores
• Entre outros.

Quando esses documentos perdem sua utilidade e precisam ser armazenados por tempo indeterminado, eles são denominados “arquivo morto”.

No entanto, apenas estar ciente disso não é suficiente, pois se sua empresa não está gerenciando esses arquivos corretamente, você está correndo sérios riscos em termos de segurança e até mesmo financeiros.

Por conta da legislação, necessariamente, as empresas precisam guardar diversos documentos como arquivos mortos, livros contáveis e semelhantes. O problema é que, com o passar dos anos, o acúmulo de papéis começa a representar um grave problema.

No fim das contas, seja por documentos pessoais que precisam ser guardados em sua casa ou todo arquivo jurídico na sua empresa, tudo isso ocupa um espaço gigantesco. E, o que é pior, essa pilha nunca para de crescer.

Qual é o prazo de guarda para meus arquivos?

De acordo com os princípios da gestão documental, os planos de classificação e as tabelas de temporalidade são as principais ferramentas para garantir a eficiência administrativa e a preservação do patrimônio documental.

No Brasil, existem leis nacionais que regulamentam o tempo de manutenção da documentação, como o Código Civil, o Código Tributário Nacional e até mesmo a Constituição Federal do Brasil, que abordam a temporalidade dos documentos.

Dependendo do tipo de documento, existem leis específicas e prazos distintos, conforme descrito abaixo:

Documentos fiscais: Notas fiscais, recibos, faturas, pagamento de salários, cartões de ponto, férias, 13º salário e outros documentos dessa natureza devem ser mantidos por 5 anos.

No caso da folha de pagamento, o prazo é estendido para 10 anos.

O livro de registro do empregado deve ser mantido por tempo indeterminado, enquanto o termo de rescisão de contrato de trabalho deve ser guardado por 2 anos.

Documentos tributários: Todos os documentos relacionados a tributos devem ser mantidos por 5 anos, conforme estabelecido pelo Código Tributário Nacional (CTN), devido aos prazos de decadência e prescrição.

Documentos trabalhistas: Tanto para trabalhadores urbanos quanto rurais, os documentos trabalhistas devem ser guardados por 5 anos.

É importante observar que a contagem estabelecida pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) só começa a partir dos 18 anos de idade.

Documentos previdenciários: Embora o artigo 45 da lei nº 8.212/1991 já não esteja mais em vigor, as normas previdenciárias ainda solicitam um prazo de 10 anos para a guarda de documentos previdenciários.

Problemas de gerenciar um arquivo morto

Como vimos cada documento tem sua importância e tempo específico para se manter guardado. E com o passar do tempo, o volume de papéis, pastas e documentos começa a aumentar e se tornar difícil de ser gerenciado. Principalmente se não houver um planejamento.

O arquivo morto pode ser muito complexo de ser organizado e armazenado. Pois além, das documentações já citadas, não podemos esquecer também dos arquivos inativos, com documentos que necessitam ser consultados com alguma frequência.

Então, onde armazenar tudo isso? Sem danificar os papéis, nem deixar que dominem todo espaço físico da empresa?

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Agora, vamos te dar algumas dicas sobre como você pode organizar seu arquivo morto.

Como organizar seu arquivo morto de maneira eficiente

Organização Física

Seguindo alguns passos simples, você pode simplificar a organização do seu arquivo morto e garantir que tudo esteja sempre acessível, facilitando a busca no dia a dia. Aqui estão algumas dicas úteis:

Planejamento do Arquivo

É crucial planejar a organização do seu arquivo morto. Ter clareza sobre o que é necessário e os desafios envolvidos é o ponto de partida para essa tarefa. Classificar os tipos de documentos presentes, criar categorias e subcategorias ajuda a distribuir o material de forma sistemática.

Um arquivo morto bem planejado oferece segurança aos documentos, agilidade na busca e economia de espaço de armazenamento.

Escolha do Local

O local de armazenamento dos documentos deve comportar o volume total e permitir fácil acesso aos itens quando necessário. Lembre-se de que documentos em papel sofrem desgaste com o tempo, então a digitalização é uma etapa importante antes da organização.

Classificação do Arquivo

Os documentos do arquivo morto podem ser classificados com base em suas características, como gênero, tipo, assunto, entre outros. Dividir o material por departamentos, tipos de documentos ou datas pode ser uma forma eficaz de classificação.

Por exemplo, documentos trabalhistas podem ser organizados por ano ou sobrenome do colaborador. Se um documento se encaixa em várias categorias, fazer uma anotação indicando a outra categoria pode ser útil para buscas futuras.

Manutenção do Arquivo

Acompanhar o fluxo dos documentos ajuda a descartar o que não é mais necessário e a adicionar novos documentos que precisam ser arquivados.

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