Diariamente, empresas de variados portes e segmentos precisam armazenar* diversos tipos de documentos. Alguns, inclusive, devem ser guardados por muitos anos, o famoso arquivo morto. Caso contrário, multas e sanções podem ser aplicadas, impactando negativamente as finanças e a reputação da empresa.

Com o dinamismo da rotina, é um desafio manter toda a documentação organizada, de forma protegida e, ao mesmo tempo, com fácil acesso — caso precise ser consultada. Nem sempre pastas e armários são o suficiente para deixar tudo em ordem. É neste momento que surge o guarda-documentos*.

Estamos falando de uma solução que proporciona à empresa uma série de facilidades. Trata-se de uma estratégia que, além assegurar que os documentos estejam guardados de forma sigilosa, também melhora a qualidade de vida no trabalho. Quer saber como? Continue com a leitura!

O que é e como funciona o guarda-documentos?

Antes de explicar o que é o guarda-documentos, vamos retomar o conceito de self storage. É uma solução que está ganhando força no Brasil, principalmente por conta da comodidade e segurança que proporciona.

Funciona como uma extensão da casa ou da empresa, tornando o processo de armazenar* diversos itens mais seguro e prático. A solução é composta por de diversos tamanhos, que têm monitoramento de câmeras 24 horas e permitem que você guarde o que desejar, de móveis a documentos, pelo tempo que precisar.

O self storage também atua como um guarda-documentos, pois conta com boxes de a partir de 1m² para serem locados. Eles são ideais para você eliminar de vez as pastas e os armários que ocupam espaço dentro da empresa e deixá-los seguros em um self storage.

E você não precisa se preocupar caso precise consultar de forma recorrente a documentação. A GoodStorage conta com diversas unidades espalhadas nos locais mais estratégicos de São Paulo — sempre tem uma pertinho de você!

Quais são as vantagens do guarda-documentos?

Só de explicar o que é e como funciona o guarda-documentos em um self storage já é possível notar diversas vantagens e facilidades. De fato, a solução entrega conforto e segurança em todos os níveis.

E é justamente por isso que está crescendo no Brasil e conquistando pessoas que prezam por praticidade com um ótimo custo-benefício. Abaixo, veja os principais diferenciais de investir no guarda-documentos.

Segurança

Guardar* os documentos dentro de pastas e armários é bem comum, mas eles ficam muito suscetíveis às ações do tempo e pouco restrito às pessoas autorizadas. Com o guarda-documentos a segurança é redobrada.

Como os espaços são privativos, só acessa quem tem permissão. Além disso, os boxes são monitorados por câmeras, mantendo o espaço protegido 24 horas por dia.

Redução de custos

Dê adeus aos custos com mão de obra e espaço interno nos escritórios. Sabemos que os papéis ocupam muito espaço — e o excesso deles ainda prejudica a administração e organização da rotina corporativa.

O guarda-documentos, por se tratar de um espaço específico para este tipo de armazenamento*, dispensa investimentos financeiros de grandes armários e pilhas de pastas para proteger os documentos. Tudo é mantido em plena organização no guarda-documentos, sem a necessidade de invadir as mesas e gavetas dos profissionais.

Praticidade e facilidade

Quando não há organização e boa gestão dos documentos, é uma missão árdua acessar alguma informação de um jeito rápido. As empresas que passam por processos de auditorias e fiscalizações devem ficar atentas, pois a falta de qualquer documento pode gerar multas e penalizações.

Investir em guarda-documentos garante comodidade no acesso e na consulta às informações. Além disso, caso seja necessário um espaço maior, basta realizar a troca.

Como escolher uma empresa de guarda-documentos?

Até aqui, vimos a importância do guarda-documentos para empresas de diversos portes e segmentos. Agora, você deve estar se perguntando como escolher uma empresa que oferece essa solução.

A GoodStorage está entre as maiores redes de self storage de São Paulo. São dezenas de unidades localizadas em pontos estratégicos, que facilitam o acesso e oferecem comodidade para quando você precisar acessar os boxes sempre que quiser.

Os boxes vão de 1m² a 100m² para você armazenar o que há de mais valor para a empresa pelo tempo que for necessário. A GoodStorage conta com um procedimento de aluguel totalmente descomplicado para que o seu processo seja simples e cômodo do início ao fim. Alugue um box e tenha uma extensão do seu escritório de um jeito prático, com ótimo custo-benefício e totalmente seguro.

O guarda-documentos é a melhor opção de manter de forma protegida e organizada as principais informações da empresa. Contar com essa solução é uma forma de melhorar a rotina dos profissionais, eliminando pilhas e mais pilhas de papéis e saber que tudo está localizado em um único local com muita segurança e fácil acesso sempre que for necessário.

E você, está considerando a contratação de um guarda-documentos? Então acesse o site da GoodStorage e faça um orçamento hoje mesmo! Estamos prontos para oferecer a melhor experiência!

*Para melhor compreensão, guarda/armazenagem é entendido como a alocação dos bens pelo locatário no box locado pela GoodStorage.