Saiba por quanto tempo e onde armazenar documentos importantes de forma segura e veja como o self storage pode ajudar

Se você trabalha ou precisa lidar com papéis, como recibos, faturas, comprovantes de residência, entre outros, é bem provável que, ao longo dos anos, muitos documentos foram acumulados. A tarefa de manter esses registros físicos organizados em um arquivo morto pode ser um desafio, mas é essencial para a tranquilidade financeira e legal.

Compreender quanto tempo preciso guardar documentos da empresa é uma dúvida que é frequentemente compartilhada, assim como a busca por métodos seguros e eficientes de preservação. Em resposta a essas questões, apresentamos neste artigo um conjunto de orientações para auxiliar no armazenamento de diferentes tipos de documentos. Prossiga com a leitura para saber mais!

Existe um tempo certo para guardar documentos?

A determinação do período exato para manter documentos pode variar de acordo com os tipos de documentos administrativos e com as regulamentações legais vigentes em cada região. Comprovantes de pagamento, declarações fiscais e contratos, por exemplo, precisam ficar retidos por um número específico de anos para fins de auditoria e conformidade.

Já documentos relacionados à propriedade, como escrituras e contratos de locação, devem ser mantidos durante toda a posse do imóvel, até mesmo após a venda, a fim de esclarecer qualquer disputa futura.

Por outro lado, alguns tipos de documentos, como extratos bancários e recibos de compras menores, podem ser descartados após um período razoável, geralmente depois de conferir que não há nenhuma necessidade iminente deles.

Documentos fiscais e financeiros

Quando se trata de documentação fiscal e financeira, a organização é crucial para manter as finanças em ordem e lidar com quaisquer situações que possam surgir. Veja por quanto tempo deve-se realizar o arquivamento de documentos fiscais.

Imposto de Renda

Recomenda-se guardar por, pelo menos, cinco anos. Incluindo declarações, recibos, extratos bancários, despesas dedutíveis, entre outros.

Investimentos

Ações e propriedades, por exemplo, devem ser armazenadas até alguns anos após a venda para fins de cálculo de ganhos de capital.

Comprovantes de pagamentos

Contas como água, luz, telefone e aluguel precisam ser mantidas por cerca de um ano, até ter certeza de que não haverá contestações.

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Documentos de saúde

Não podemos deixar de abordar a categoria crucial dos documentos de saúde. Tratam-se de registros que desempenham um papel fundamental na manutenção do bem-estar das pessoas, assim como no gerenciamento e acesso a cuidados médicos adequados.

Prontuários médicos

Recomenda-se conservá-los enquanto eles forem relevantes para tratamentos futuros ou, até mesmo, possíveis reivindicações de seguro. Vale destacar que manter o histórico médico é indispensável, mesmo que o tratamento tenha finalizado, especialmente em casos de condições crônicas.

Exames e resultados

Registros como radiografias e exames de sangue devem ser mantidos enquanto forem relevantes para tratamentos, monitoramento de condições de saúde ou possíveis reivindicações de seguro. O indicado é o armazenamento por um período de cinco a 10 anos. O período exato pode variar dependendo do tipo de exame ou teste.

Histórico de vacinação

O período recomendado pode depender das necessidades pessoais e circunstâncias. Como se trata de um registro que é frequentemente utilizado para matrícula escolar, requisitos de saúde pública e viagens internacionais, ele deve ser mantido após o retorno ou conclusão dessas atividades por alguns anos por precaução.

Seguros

Propostas, apólices e declarações de pagamento devem ser mantidos pelo tempo que o seguro estiver em vigor e por um período adicional após o término do contrato, cerca de três a sete anos. Isso abrange o tempo em que você pode precisar acionar o seguro ou resolver qualquer questão relacionada a coberturas, pagamentos ou sinistros.

Certificados de garantia e documentos de produtos

Quando se trata de documentos como certificados de garantia e registros de produtos, o armazenamento é essencial para proteger os direitos como consumidor e assegurar que os serviços de garantia e suporte técnico possam ser acessados quando necessários.

Esses documentos devem ser guardados pelo tempo em que a garantia estiver em vigor e por um período adicional, isso ajuda a comprovar a propriedade do produto em caso de necessidade.

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Onde guardar documentos com segurança?

Agora que você tem ideia dos prazos para guardar documentos, é importante abordar a questão do armazenamento ideal dos documentos para que eles estejam seguros pelo tempo que estiverem guardados.

Atualmente, os serviços em nuvem são bastante utilizados, mas exigem que a escolha do serviço escolhido seja confiável e tenha criptografia e medidas de segurança.

Além das opções tradicionais de armazenamento, como cofres em casa e pastas, existe uma alternativa moderna que pode resolver tanto o problema de espaço quanto o de segurança, estamos falando do self storage.

Essa solução é bastante conveniente e eficaz para guardar documentos, oferecendo diversas vantagens, tais como:

• espaço necessário sem a necessidade de sacrificar a organização;
• instalações com medidas de segurança robustas, garantindo a proteção dos documentos;
• acesso fácil, você pode visitar o box sempre que precisar;
• processo de locação rápido e sem burocracias.

Com todas essas informações, ficou fácil entender por quanto tempo guardar os documentos e como fazer isso de forma segura. Tenha sempre em mente que priorizar a segurança e organização é essencial para garantir sua tranquilidade financeira e legal.

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